TODAホール＆カンファレンス東京
カンファレンス 利用までの流れ

仮予約申込

1予約受付

利用日の6ヵ月前（180日前）から受け付けます。
※ホールと同時に利用される方は、1年前（365日前）から受け付けます。
※１部屋のみのご利用については利用日の3か月前から受付となります。（Room401のみ、403のみなど）

2仮予約期間

申し込みの際、主催者、利用目的、内容をお示しください。

• ご利用をお断りする場合もありますのでご了承ください。

申し込みから7日間は仮予約期間とします。期間中に契約するか、取りやめるかをご判断ください。
７日間以内にご返事がない場合、予約は無効となります。

• 仮予約期間内に他社から契約申し込みがあった場合は契約を優先しますので、その時点で契約するか判断していただきます。

3会場見学

ご見学が必要な場合は、仮予約期間内に見学を行いご検討ください。

• 会場見学は予約制となります。

本予約申込・契約

4利用契約手続き

当カンファレンス担当者に本予約の意思をお伝えいただき、利用契約の手続きをお願いします。

• 利用契約の際は、必ず利用規約を承諾のうえ、手続きを行ってください。

利用契約書および利用規約を当カンファレンス担当者よりお送りいたします。
電子契約書に必要事項を記入のうえメールにてご提出ください。
利用契約書が届き、当カンファレンス担当者が承認した時点で契約成立となります。

• 契約成立後の解約は利用規約に定めたキャンセル料が発生いたします。

5予約金請求書の発行

契約成立後、予約金（利用料：室料及び機材費）の請求書を発送いたします。
契約後、15日間以内に指定の銀行口座にお振込みください。

6利用前のお打合せ

利用日の２週間前までにレイアウト・スケジュール等を提出してください。
また、当カンファレンス担当者よりお見積書を提出いたしますので、利用時間・利用機材・手配物等の確認を行ってください。
搬出入作業が発生する場合は、必ず事前に当カンファレンス担当者にお伝えください。

利用日当日

7利用日当日

責任者は利用期間中、必ずカンファレンス内に常駐し、円滑な運営・管理にあたってください。

残金精算

8残金精算

お見積書から受領済みの予約金を除く費用をご請求いたします。
また、利用日に追加諸経費が発生した場合も同時にご請求いたします。
利用後、15日間以内に指定の銀行口座にお振込みください。